10 Tipps für deine erfolgreiche Weihnachtsveranstaltung

Auch wenn sich Weihnachten im Spätsommer noch weit entfernt anfühlt: Für dich als Veranstalter beginnt genau hier die heiße Phase. Ein Verkaufsstart im September oder Oktober verschafft dir den nötigen Vorlauf, um die Nachfrage realistisch einzuschätzen und Marketingmaßnahmen rechtzeitig nachzujustieren.

Setze Anreize für eine schnelle Kaufentscheidung. Ein limitiertes Kontingent an Early-Bird-Tickets schafft einen konkreten Anlass, den Eventbesuch nicht auf die lange Bank zu schieben, sondern direkt Nägel mit Köpfen zu machen.

EVENTIM.Light Praxistipp: Aktiviere das EVENTIM Netzwerk und bring dein Event auf eventim.de. Viele Menschen informieren sich bereits im Herbst über passende Veranstaltungen für die Weihnachtszeit. Diese zusätzliche Reichweite sorgt von Anfang an für mehr Sichtbarkeit.

Ob Konzerte, Theater oder Workshops: Häufig gibt es in der Adventszeit nicht nur „das eine“ Event, sondern mehrere Aufführungen oder Zeitfenster an verschiedenen Tagen. Statt jedes Event isoliert zu betrachten, lohnt sich die Anlage als zusammenhängende Veranstaltungsreihe.

EVENTIM.Light Praxistipp: Mit Event-Serien kannst du mehrere Events oder Timeslots in einem Arbeitsschritt anlegen und anschließend gemeinsam verwalten und bewerben. So sparst du Zeit bei der Eventanlage und musst wiederkehrende Angaben nicht mehrfach eintragen.

Weihnachtsveranstaltungen sprechen ein breites Publikum an: Familien, Kinder, Senioren, Schüler oder Gruppen. Biete eine übersichtliche Preisstruktur an, die faire Zugänge ermöglicht, ohne die Übersicht zu verlieren.

EVENTIM.Light Praxistipp: Richte individuelle  Preiskategorien und Rabattstufen ein. Mit Staffelpreisen kannst du verschiedene Preisstufen vorab festlegen. Ist das Kontingent einer Rabattstufe ausgeschöpft, wird automatisch die nächste im Ticketshop angezeigt. Falls deine Veranstaltung bestuhlt ist und Besucher konkrete Plätze auswählen sollen, hilft dir der integrierte Saalplan-Editor, Sitzplätze exakt abzubilden.

Gerade in den Wochen vor Weihnachten kann sich die Nachfrage schnell verändern. Prüfe deshalb regelmäßig, wie sich dein Ticketverkauf entwickelt und welche Termine oder Preiskategorien besonders gut laufen.

So erkennst du frühzeitig, ob du deine Kommunikation verstärken, auf Restkarten hinweisen oder eine zusätzliche Verkaufsaktion starten solltest.

EVENTIM.Light Praxistipp: Im Verkaufsreport erhältst du einen Überblick über die wichtigsten Verkaufszahlen deines Events. Über Geteilte Reports kannst du die Auswertung außerdem einfach per Link mit deinem Team oder weiteren Beteiligten teilen.

Weihnachtsveranstaltungen haben oft einen starken lokalen Bezug. Vereine, Kirchengemeinden, Sponsoren, Medienpartner oder beteiligte Künstler können dabei helfen, dein Event bekannter zu machen. Bitte sie zum Beispiel, den Ticketshop über ihre eigenen Kanäle zu teilen.

EVENTIM.Light Praxistipp: Erstelle individuelle Tracking-Links und QR-Codes für jeden Partner. So lässt sich anschließend transparent nachvollziehen, über welche Kanäle und Multiplikatoren der Vorverkauf besonders stark gelaufen ist.

Adventssonntage, Nikolaus oder der Countdown bis Weihnachten bieten dir natürliche Anlässe für zeitlich begrenzte Verkaufsaktionen. Nutze einzelne Termine, um deinem Ticketverkauf noch einmal einen zusätzlichen Impuls zu geben und deine Veranstaltung erneut ins Gespräch zu bringen.

EVENTIM.Light Praxistipp: Mit Promotions kannst du passende Rabattaktionen direkt für deinen Ticketshop einrichten. Teile den Aktionscode zum Beispiel am Nikolaustag über Social Media oder nutze ihn für eine exklusive Adventsaktion in deinem Newsletter. So schaffst du einen konkreten Anlass, dein Event während der Adventszeit erneut zu bewerben.

Auch bei guter Vorverkaufsplanung gibt es kurzentschlossene Gäste. Gerade in der Adventszeit ergeben sich spontane Verabredungen mit Familie oder Freunden oder ein freier Abend wird kurzfristig für einen Weihnachtsmarkt, ein Konzert oder eine andere Veranstaltung genutzt. Eine Tages- oder Abendkasse kann deshalb eine sinnvolle Ergänzung zum Online-Vorverkauf sein.

EVENTIM.Light Praxistipp: Mit der integrierten Tageskasse verkaufst du Restkarten direkt vor Ort, während das Gesamtkontingent in Echtzeit aktualisiert wird. 
Dafür brauchst du lediglich dein eigenes Tablet oder deinen Laptop.

Bei winterlichen Temperaturen möchten deine Gäste nicht lange vor der Tür warten. Da oft Familien oder Gruppen ankommen, bei denen eine Person alle digitalen Tickets auf dem Smartphone vorzeigt, muss der Einlass reibungslos und flüssig organisiert sein.

EVENTIM.Light Praxistipp: Nutze die kostenlose EVENTIM.Access Scan-App. Mehrere Helfer können damit zeitgleich an verschiedenen Eingängen Tickets mit ihren Smartphones entwerten.

Viele Gäste suchen direkt nach den Feiertagen nach Programm für Silvester oder die Tage zwischen den Jahren. Nutze die hohe Aufmerksamkeit rund um deine Weihnachtsveranstaltung, um deinen Gästen direkte Angebote für den Jahreswechsel zu präsentieren.

Ein erfolgreiches Weihnachtsevent beruht auf frühzeitigem Timing, verständlicher Preisgestaltung, passenden Verkaufsaktionen und einem reibungslosen Ticketing.

Mit den richtigen Vorbereitungen und smarten Tools nimmst du dir im Veranstaltungsalltag viel Arbeit ab und schaffst die Grundlage für ein unvergessliches Erlebnis in der Adventszeit.