Indoor Location Scouting: So findest du die passende Eventlocation

Wenn die kältere Jahreszeit naht, zieht es die Event-Szene wieder nach drinnen. Das bedeutet auch: Der Wettbewerb um die besten Indoor-Locations zieht spürbar an. Ob Live-Gig, Party oder Corporate Event – wer in der Hauptsaison die ideale Location ergattern möchte, braucht klare Kriterien.

Schließlich entscheidet der Raum nicht nur über die Atmosphäre, sondern setzt auch den Rahmen für Technik, Einlass und Budget. Die folgenden Praxistipps zeigen dir, worauf es bei der Besichtigung wirklich ankommt und wie du Angebote objektiv vergleichst.

Wer ohne festes Profil sucht, verliert schnell den Überblick oder übersieht entscheidende Details. Denn erst die konkreten Eckdaten entscheiden darüber, ob ein Raum praktisch funktioniert und ins Budget passt.

Kläre daher vor den ersten Anfragen die wichtigsten Rahmenbedingungen:

• Kapazität & Bestuhlungsart: Wie viele Gäste erwartest du und wie verändert sich der Platzbedarf durch Sitz- oder Stehplätze?
• Technik & Strom: Welche Anforderungen hast du an Licht, Ton, Beamer oder Starkstromanschlüsse?
• Logistische Flächen: Wie viel Platz brauchst du abseits des Hauptraums für Einlass, Garderobe, Backstage und Catering?
• Termin & Flexibilität: Steht der Tag fest oder bringen Ausweichtermine Preisvorteile?

✨ Experten-Tipp von Katharina Senf, Eventmanagerin bei EVENTIM

„Als Erstes prüfe ich die Passung (Größe, Lage, Atmosphäre) zur Veranstaltung und die vorhandene Infrastruktur. Locations mit eigener Technik und Haustechnik-Personal sind klar im Vorteil, da sie die Fläche bestens kennen und gegebenenfalls externe Aufbau- und Anreisekosten entfallen.  Sofern das Event auch draußen stattfinden soll, spreche ich bereits bei der Erstanfrage einen Schlechtwetter-Plan B an.“

Eine gute Erreichbarkeit sorgt dafür, dass deine Gäste entspannt ankommen. Prüfe den Standort deshalb passend zum Anreiseverhalten deiner Zielgruppe:

Anbindung an Bus und Bahn

• ÖPNV-Anbindung: Kurze Wege zu Bus oder Bahn – auch für die spätere Rückfahrt.
• Parkplätze: Ausreichend Stellplätze oder nahegelegene Parkhäuser.
• Der Weg zum Eingang: Eine klare Wegeleitung und gut beleuchtete Zugänge, besonders bei Abendveranstaltungen.
• Übernachtungen: Hotels in der Nähe für weit angereiste Gäste, dein Team oder Künstler.

✨ Expertentipp von Katharina: 

„Viele nutzen für die Erstrecherche allgemeine Eventlocation-Websites wie eventinc.de oder eventlocations.com. Darüber hinaus verfolge ich in Social Media Empfehlungen z. B. von Mit Vergnügen und Geheimtipp, halte Ausschau nach Neueröffnungen oder nutze ganz klassisch die Google-Maps-Suche „In der Nähe“. So lerne ich eine unbekannte Gegend kennen, kann Hotels, Tagungs- und Abendveranstaltungsorte sowie die Anreise mitdenken. Besonders schön ist es, wenn man Gäste, die in dieser Stadt leben, noch mit einem neuen Lokal oder Viertel, überraschen und inspirieren kann.“

Erst beim Termin vor Ort lassen sich Akustik, Lichtverhältnisse und Laufwege verlässlich beurteilen. Nutze die Besichtigung, um deine Abläufe gedanklich durchzugehen. 

Das hilft dir bei der Bewertung vor Ort:

• Dieselbe Checkliste nutzen: Gehe bei allen Locations mit den gleichen Fragen rein. So kannst du die Angebote später objektiv vergleichen.
• Sichtachsen & Wege testen: Gehe die Wege deiner Gäste ab (vom Eingang zur Garderobe, Bar und zu den Toiletten) und prüfe die Sicht auf die Bühne.
• Passende Tageszeit wählen: Besichtige den Raum am besten zu der Uhrzeit, zu der deine Veranstaltung stattfindet, um Licht und Wirkung richtig einzuschätzen.

Jede Eventlocation bringt eine unterschiedliche Grundausstattung mit. Während manche Räume voll ausgestattet sind, musst du in anderen Locations Medientechnik oder Mobiliar zusätzlich anmieten.

Kläre deshalb rechtzeitig, was vorhanden und im Mietpreis enthalten ist:

• Veranstaltungstechnik: Ton- und Lichtanlage, Mikrofone, Mischpult, Beamer sowie Leinwände oder Displays.
• Bühne & Strom: Vorhandene Podeste sowie ausreichende Stromkapazitäten und Anschlüsse für dein geplantes Setup.
• Möblierung: Bestuhlung, Tische, Stehtische oder Bar-Elemente vor Ort.
• Catering-Infrastruktur: Kühlung, Bar-Bereiche oder Vorbereitungsküchen für Speisen und Getränke.
• Infrastruktur & Personal: Stabiles WLAN, Mobilfunkempfang sowie technische Ansprechpartner oder feste Dienstleister der Location.

Für Anlieferung, Technikaufbau, Dekoration und die finale Reinigung benötigst du verlässliche Zeitfenster. Kläre mit der Location frühzeitig ab, welche Rahmenbedingungen für die Logistik vor und nach dem Event gelten:

• Mietzeiten & Zugang: Ab wann darf der Aufbau beginnen (am Veranstaltungstag oder Vortag) und bis wann muss der Raum besenrein übergeben werden?
• Anlieferung & Transportwege: Gibt es eine eigene Ladezone, ebenerdige Zugänge oder ausreichend große Lastenaufzüge für Schwergut?
• Abbau & Nachtzuschläge: Wie knapp sind die Abbauzeiten bemessen und entstehen Zusatzkosten oder Nachtzuschläge bei späteren Übergaben?

Jedes Indoor-Event unterliegt rechtlichen Vorgaben und Sicherheitsauflagen. Kläre mit dem Betreiber frühzeitig, welche Maßnahmen die Location bereits abdeckt und welche Aufgaben bei dir als Veranstalter liegen:

• Brandschutz & Fluchtwege: Freie Notausgänge, beleuchtete Fluchtwegbeschilderung und Vorgaben für Dekorationen.
• Sicherheits- & Sanitätsdienst: Notwendigkeit von Security-Personal, Einlasskräften und Ersthelfern.
• Lärmschutz & Sperrzeiten: Lautstärkelimits (Dezibel-Begrenzungen) und einzuhaltende Endzeiten für Musik und Ausschank.

Verlasse dich dabei nicht nur auf mündliche Aussagen. Lass dir wichtige Vereinbarungen und Vorgaben schriftlich geben und prüfe den Mietvertrag sorgfältig. 

Der reine Mietpreis ist selten der Endbetrag. Eine auf den ersten Blick günstige Location kann durch Pflicht-Nebenkosten oder exklusive Dienstleisterbindung schnell teurer werden als ein Komplettangebot.

Erstelle für jede Location eine einfache Übersicht mit:

• Raummiete
• Technik und Ausstattung
• Personal oder Security
• Reinigung und Müllentsorgung
• Catering oder Getränkeregelungen
• Kaution und Stornobedingungen
• Zusatzkosten für Auf- und Abbau
• Gebühren für Verlängerungen

So siehst du, welche Option wirklich zu deinem Budget passt. Frage außerdem nach Zahlungsfristen und den Bedingungen, falls sich dein Terminverschiebt oder die Veranstaltungabgesagt werden muss. 
 

✨ Expertentipp von Katharina:
 

„Häufig werden technische Details sowie Kosten für externes Mobiliar und den Aufbau zu spät bedacht. Besonders hilfreich sind Empfehlungen der Locations selbst, insbesondere wenn man für eine unbekannte Stadt plant. Hier greife ich gern auf Catering- und Dienstleister zurück, mit denen die Location bereits vertrauensvoll zusammenarbeitet. Diese kennen die Fläche, ihre Abläufe und die konkreten Gestaltungsmöglichkeiten bereits bestens.“

Unnötige Wartezeiten entstehen meist durch zu wenig Platz oder zu wenige Einlasspunkte. Überlege dir schon bei der Besichtigung, wie viel Personal du benötigst und wo die Ticketkontrolle sinnvoll positioniert werden kann.

Achte dabei auf folgende Punkte:

• Anzahl & Lage der Eingänge: Bietet die Location die Möglichkeit, mehrere Einlassspuren einzurichten, um den Andrang zu verteilen?
• Fläche für Warteschlangen: Ausreichend Platz vor und im Gebäude, ohne Fluchtwege zu blockieren.
• Bereich für Ticketkontrolle & Tageskasse: Genügend Raum für Aufsteller, Absperrungen und Einlasspersonal.
• Barrierefreie Zugänge: Stufenlose Wege, Rampen oder Aufzüge für Rollstuhlfahrer und Kinderwägen.
• Stabiles Internet / WLAN: Verlässlicher Empfang direkt an den Einlasspunkten.

Mit der EVENTIM.Access-App kannst du die Tickets deiner Gäste direkt per Smartphone prüfen. So gestaltest du dein Einlassmanagement flexibel und brauchst keinen zusätzlichen Scanner. Prüfe am besten vorab, ob die Internetverbindung an den vorgesehenen Einlasspunkten zuverlässig funktioniert.

Die Aufteilung und der Stil eines Raums beeinflussen, wie dein Event vor Ort wirkt. Die Location sollte dein Format unterstützen, ohne dass du mit aufwendigen Umbauten gegen die Gegebenheiten anarbeiten musst.

Prüfe den Raum auf folgende Aspekte:

• Stimmung & Charakter: Passt die Grundatmosphäre des Raums ohne großen Dekorationsaufwand zu deinem Veranstaltungsformat?
• Branding-Möglichkeiten: Dürfen Banner, Aufsteller oder eigene Grafiken im Innen- und Außenbereich angebracht werden?
• Raumnutzung & Zonen: Bietet die Fläche genug Flexibilität für Nebennutzungen (z. B. Rückzugsbereiche, Bar-Zone oder Foto-Spots)?
• Kapazität & Raumklima: Reicht die Raumgröße für deine geplante Gästezahl aus und ist eine funktionierende Belüftung bzw. Klimatisierung vorhanden?

Besichtige die Location nach Möglichkeit zu der Tageszeit, zu der deine Veranstaltung stattfindet. Tageslicht, Beleuchtungsverhältnisse und die Wirkung der Räume unterscheiden sich tagsüber stark von den Abendstunden.

Die passende Indoor-Location verbindet Atmosphäre, Funktionalität und einen realistischen Kostenrahmen. Je genauer du deine Anforderungen vorab definierst und je gründlicher du die Räume besichtigst, desto leichter fällt die Entscheidung.

Vergleiche mehrere Optionen, kläre offene Fragen frühzeitig und denke den gesamten Ablauf von der Anlieferung bis zum Einlass durch. So findest du eine Location, die zu deinem Event passt und deinen Gästen einen guten Start in die Veranstaltung ermöglicht.

Wenn die Location steht, kannst du mit EVENTIM.Light direkt mit dem Ticketverkauf loslegen. Erstelle deinen eigenen Ticketshop, verwalte deine Ticketarten und behalte deine Verkäufe bis zum Event im Blick.