Häufige Fragen

Sie haben eine Frage rundum EVENTIM.Light? Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen sowie die dazugehörigen Antworten.

Nicht die passende Antwort gefunden? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular.

Registrierung

Wie können Daten zum Account geändert werden?

Änderungen Ihrer Adresse oder Ihrer Bankdaten senden Sie bitte über das Kontaktformular an unser Support-Team.

Bitte beachten Sie, dass der Kontoinhaber grundsätzlich die Firma ist. Dies kann nicht geändert werden. Es kann jedoch der Name des Kontoinhabers hinzugefügt werden. Nutzen Sie dazu bitte unser Kontaktformular.

Ab wann können Events verkauft werden?

Nach dem Absenden und Bestätigen Ihrer Registrierung kümmert sich unser Vertriebsteam um Ihre Anfrage. Bitte ergänzen Sie währenddessen in Ihrem Account Ihre Bankdaten und bereiten damit alles für die spätere Event-Abrechnung vor. Sobald Sie von uns die Bestätigung Ihrer Registrierung erhalten, können Sie Ihre Events für den Verkauf veröffentlichen.

Welche Daten sind noch zu ergänzen?

Ihre Bankdaten können Sie im Bereich "Mein Profil" ergänzen und speichern. Klicken Sie dafür im Menü auf Ihren User-Namen bzw. direkt auf "Mein Profil". Dort finden Sie die Daten Ihrer Registrierungsanfrage und das Eingabeformular für Ihre Bankdaten.

Events anlegen

Kann eine Saalplanbuchung eingestellt werden?

Nein, mit EVENTIM.Light können Sie keinen Saalplan erstellen. Es ist aber möglich, unterschiedliche Bereiche / Kategorien wie beispielsweise Block A, Block B, etc. einzurichten.

Welche Daten sind im Abschnitt „Event“ zu hinterlegen?

Im ersten Schritt der Event-Anlage legen Sie den Titel und die Kategorie Ihres Events fest. Als Zusatztitel können Sie weitere Infos wie Programmtitel, Präsentatoren usw. hinterlegen.

Ebenfalls können Sie auswählen, ob Sie Bild und Beschreibung aus einer Event-Serie übernehmen möchten.

Wie wird der Eventbeginn hinterlegt und welche weiteren Daten sind hier festzulegen?

Neben dem Eventbeginn können Sie ebenfalls die Einlasszeiten sowie einen Zeitraum für den Ticketverkauf definieren.

Wie kann eine Location für das Event hinterlegt werden?

Für die Pflege Ihrer Location stellen wir Ihnen eine umfangreiche Liste mit bereits registrierten Adressen zur Verfügung. Wählen Sie Ihre Location aus dieser Liste ganz bequem aus, oder - falls diese noch nicht vorhanden ist - fügen Sie eine neue Location hinzu.

Gleichzeitig können Sie hier unterschiedliche Platzbereiche definieren (z.B. Loge, VIP o.ä.).

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Location nach der Event-Veröffentlichung nicht mehr geändert werden kann

Wie können unterschiedliche Preisstufen festgelegt werden?

Neben dem "Normalpreis" je Platzbereich können Sie weitere Preisstufen jeweils mit einer individuellen Bezeichnung hinzufügen. Diese Preis-Varianten können beispielsweise für VIP-, Early-Bird-Tickets oder Rabattierungen verwendet werden. Sie können bis zu 10 unterschiedliche Preisstufen hinterlegen.

Optional kann jede Preisstufe mit einer begrenzten Laufzeit oder einem frei wählbaren Karten-Kontingent angeboten werden.

Legen Sie hier bereits fest, in welchen Verkaufskanälen Ihre Tickets verkauft werden sollen. Zur Auswahl stehen: Eigener Ticket-Shop und das EVENTIM-Netzwerk.

Wie funktioniert die Preisberechnung?

Die von Ihnen definierten Basispreise bilden die Grundlage für die Ticketgebühren sowie für die Abrechnung nach dem Event. Geben Sie Ihre Basispreise ein und die Verkaufspreise errechnen sich ganz automatisch, sodass Sie direkt sehen können, was der Endkunde bezahlt. Bei der Preisbildung können Sie wählen zwischen: "Basispreis exkl. Gebühren" und "Ticketpreis inkl. Gebühren".

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass ein Wechsel des Gebühren-Modells (inkl. Gebühren, oder exkl. Gebühren) nach der Veröffentlichung eines Events nicht mehr möglich ist.

Was ist bei der Angabe der Bild-Nutzungsrechte zu beachten?

Hinterlegen Sie beim Upload des Bildmaterials für Ihr Event bitte immer den vollständigen Namen des jeweiligen Urhebers (Fotograf, Designer o. a.).

Bitte stellen Sie dabei sicher, dass Ihnen für die beabsichtigte Nutzung die erforderlichen Rechte zweifelsfrei eingeräumt sind (z. B. durch eine vertragliche Vereinbarung mit dem jeweiligen Rechteinhaber).

Welche Bildformate eignen sich für die Event-Darstellung?

Im Abschnitt Media laden Sie ein Bild für Ihren Ticket-Shop (rechteckiger Zuschnitt im Format 16:9) und ein Bild für die Präsentation im EVENTIM-Netzwerk (quadratischer Zuschnitt) hoch. Hinterlegen Sie ein Bild, das Sie idealerweise als png- oder jpg-Datei hochladen.

Für eine optimale Darstellung des rechteckigen Bildes sollte dies im Format 1920 x 1080 Pixel hochgeladen werden. Bei dem quadratischen Bild beläuft sich die optimale Größe auf 500 x 500 Pixel.

Wie wird das Event veröffentlich?

Nachdem Sie alle Event-Details eingetragen haben, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ und können alle Daten noch einmal überprüfen. Erst mit dem anschließenden Klick auf „Bestätigen“ ist Ihr Event veröffentlicht. Ab sofort kann der Verkauf in Ihrem Ticket-Shop starten.

Alternativ können Sie auch in der Event-Ansicht eines gespeicherten Events den Event-Status auf „Veröffentlicht“ stellen, die Event-Details noch einmal kontrollieren und anschließend bestätigen.

Event veröffentlichen trotz Angabe von Vorverkaufsstart?

Wenn Sie Ihrem Event einen Vorverkaufsstart hinzugefügt haben, dann können Kunden erst ab diesem Zeitpunkt Tickets kaufen. Veröffentlichen Sie also Ihr Event am besten direkt nach Fertigstellung der Anlage, sodass Sie sich komplett um die weitere Organisation kümmern können – der Ticketverkauf startet dann automatisch zu dem eingestellten Zeitpunkt und ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

Wichtig: Nur bei einem Event mit dem Status „Veröffentlicht“ startet der Vorverkauf automatisch!

Events verkaufen

Wo kann das eventim.de Logo heruntergeladen und wofür darf es verwendet werden?

Wenn Sie Ihre Tickets auf über unser EVENTIM-Netzwerk verkaufen, stellen wir Ihnen gern Logo-Material für Ihre Plakate, Flyer oder Online-Werbemittel (bspw. Banner oder Ihre Website) zur Verfügung.

Mehr Informationen sowie das eventim.de Logo zum Download finden Sie hier:

http://www.eventim.de/tickets.html?fun=tdoc&doc=feature/partner/plakatGuide

Wann werden Bild- und Textdaten eines Events auf eventim.de sichtbar?

Die Bearbeitung der von Ihnen hinterlegten Bild- und Textdaten eines Events erfolgt manuell und kann einige Werktage in Anspruch nehmen.

Für eine schnelle Bearbeitung ist es wichtig, dass Sie ein Eventbild in quadratischem Format hochladen und Sie auf die Integration von Text verzichten. Wenn darüber hinaus die Urheberrechte korrekt (vollständiger Name des Fotografen oder Designers) angegeben sind, werden Bild- und Textdaten schnellstmöglich online hinterlegt.

Wann ist das Event auf eventim.de sichtbar?

Sobald Sie das Event veröffentlicht und dabei das EVENTIM-Netzwerk freigeschaltet haben, erfolgt eine zeitnahe Bearbeitung durch unser E-Commerce-Team, einschließlich einer (Qualitäts-)Prüfung der Inhalte. In der Regel erscheint Ihr Event innerhalb weniger Werktage auf eventim.de und ist ab dem Moment buchbar.

Ab wann sind die Tickets in den Vorverkaufsstellen verfügbar?

Wenn Sie das Event veröffentlicht und dabei das EVENTIM-Netzwerk freigeschaltet haben, stehen die Tickets nach einer kurzen Update-Zeit bereits den Vorverkaufsstellen zur Verfügung.

Wie kann der Vorverkauf gestoppt werden?

Um den Vorverkauf manuell zu beenden, navigieren Sie zu dem gewünschten Event und klicken auf „Event bearbeiten“. Im Abschnitt „Zeitplan“ setzen Sie das Datum für das „Verkaufsende“ auf einen Zeitpunkt, der wenige Minuten in der Zukunft liegt und speichern das Event.

Der Vorverkauf wird dann automatisch bei Erreichen dieser Uhrzeit gestoppt. Lassen Sie Ihr Event unbedingt im Status „Veröffentlicht“ damit sichergestellt ist, dass Sie den Einlass bequem mit der EVENTIM.Access Scan-App durchführen können.

Wie kann der Verkauf kurzzeitig gesperrt werden?

Wählen Sie das zu sperrende Event aus der Liste der "Veröffentlichten Events" aus und öffnen Sie die Event-Detailseite. Wechseln Sie nun aus der Auswahlliste oben rechts den Status von "Veröffentlicht" auf "Gesperrt" und bestätigen die Auswahl in dem sich öffnenden Dialogfenster. Wenn der Verkauf wieder gestartet werden kann, wählen Sie auf demselben Weg den Status "Veröffentlicht" aus.

Hinweis: Steht Ihr Event auf dem Status „Gesperrt“ kann keine Zugangskontrolle mit Hilfe der Scan-App durchgeführt werden, da alle Tickets als „ungültig“ gemeldet werden.

Wie kann der Verkauf gestartet werden?

Wenn Sie alle Informationen zum Event und zu den Tickets angegeben haben, können Sie über den Button "Veröffentlichen" den Verkauf über Ihren Online-Shop starten. Nach dem Klick auf „Veröffentlichen“ müssen Sie noch einmal auf „Bestätigen“ klicken, bevor das Event veröffentlicht wird.

Bei gleichzeitiger Freischaltung des EVENTIM-Netzwerks steht das Event nach einer kurzen Update-Zeit auch den Vorverkaufsstellen zur Verfügung. Die Bearbeitung durch unser E-Commerce-Team erfolgt ebenso zeitnah, so dass Ihre Veranstaltung auch auf eventim.de buchbar ist.

Welche Verkaufskanäle stehen zur Verfügung?

Nutzen Sie neben dem Ticket-Shop auch die Vertriebsstärke des EVENTIM-Netzwerks, zu dem die Internet-Plattform eventim.de sowie bundesweit alle bekannten Vorverkaufsstellen gehören.

Event bearbeiten

Wie kann die Anzahl der verkaufbaren Tickets geändert werden?

Wählen Sie das betreffende Event aus der Liste der "Veröffentlichten Events" aus und öffnen Sie die Event-Detailseite. Mit einem Klick auf den Button "Bearbeiten" oben rechts  können Sie alle Event-Informationen bearbeiten.

Nun können Sie wahlweise eine Limitierung der jeweiligen Preisstufen (diese hinterlegen Sie im Abschnitt "Preise") oder eine Limitierung des gesamten Bereichs (zu finden unter dem Abschnitt "Location") hinterlegen.

Wichtig: Wenn Sie mit einer Limitierung der Preisstufen arbeiten, prüfen Sie bei einer Erhöhung des Kontingents immer die hinterlegten Kontingente in der Preisstufe und dem Bereich.

Welche Daten können auch nach Veröffentlichung eines Events geändert werden?

Sie können Ihr Event jederzeit bearbeiten und neue Informationen hinzufügen, Texte oder Bilder verändern oder auch Preise verändern und das Event-Datum anpassen.

Wählen Sie dazu das betreffende Event aus der Liste der "Veröffentlichten Events" aus und öffnen Sie die Event-Detailseite. Mit einem Klick auf den Button "Bearbeiten" oben rechts, können Sie die Event-Informationen wie gewünscht verändern. Die Änderungen sind grundsätzlich möglich, gelten allerdings nicht für bereits verkaufte Tickets. Das ist insbesondere bei nachträglichen Preisänderungen zu beachten.

Alle vorgenommenen Veränderungen werden mit einem zeitlichen Verzug auch auf eventim.de übernommen.

Was ist bei der Verlegung eines Events in eine andere Location zu beachten?

Sollte eine Verlegung Ihres Events in eine andere Location notwendig sein, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Setzen Sie in dem zu verlegenden Event das verfügbare Ticketkontingent gleich der Anzahl der bisher verkauften Tickets, damit keine weiteren Tickets verkauft werden können.
  2. Ergänzen Sie im Titel der Veranstaltung einen Hinweis, wohin das Event verlegt wurde.
    Beispiel: *Verlegt in Halle XY*
  3. Fügen Sie zudem am Anfang des Beschreibungstextes einen Hinweis auf die Verlegung ein
    Beispiel: *ACHTUNG, DIE VERANSTALTUNG WURDE IN HALLE XY VERLEGT. ALLE GEKAUFTEN TICKETS BEHALTEN IHRE GÜLTIGKEIT*
  4. Legen Sie ein neues Event mit der neuen Location an und veröffentlichen Sie dies.
  5. Kontaktieren Sie uns kurz über das Kontaktformular, damit wir die Kunden der bereits verkauften Tickets über die Verlegung informieren können.
  6. Bitte senden Sie anschließend zusätzlich eine E-Mail an operations@eventim-light.de mit einem Hinweis auf die Verlegung.

Achtung: Ticketkäufer, die ihre Tickets an einer Vorverkaufsstelle erworben haben, können wir nicht erreichen und deshalb nicht über die Verlegung informieren.

Was ist bei der Verlegung eines Events auf einen anderen Termin zu beachten?

Wenn Sie Ihr Event auf einen anderen Tag verlegen müssen, dann gehen Sie in die Event-Bearbeitung und editieren das Datum Ihres Events. Wenn Sie diese Änderungen anschließend speichern, werden die Kunden von bereits verkauften Tickets von uns automatisch über die Verlegung informiert.

Achtung: Kunden, die ihre Tickets über eine Vorverkaufsstelle gekauft haben, können wir nicht erreichen.

Was ist bei der Absage eines Events zu beachten?

Falls Ihr Event nicht stattfinden kann und abgesagt werden muss, nehmen Sie das Event bitte umgehend aus dem Verkauf. Wählen Sie dafür das betreffende Event aus der Liste der "Veröffentlichten Events" aus, öffnen Sie die Event-Detailseite und setzen Sie in der Auswahlliste oben rechts den Status auf "Abgesagt".

Nach diesem Statuswechsel werden bereits verkaufte Tickets automatisch storniert, die Kunden darüber informiert (mit Ausnahme der Kunden, die über eine Vorverkaufsstelle gekauft haben) und die Rückzahlung an die Endkunden veranlasst.

Einmal abgesagte Events können nicht wieder veröffentlicht werden.

Wie können Kunden von Vorverkaufsstellen ihre Tickets im Falle einer Event-Absage zurückgeben?

Da wir von diesen Kunden keine Kontaktdaten vorliegen haben, können wir sie leider nicht erreichen. Diese Kunden müssen sich schriftlich oder telefonisch bei dem EVENTIM-Kundenservice melden.

Ticketshop

Wie wird der Online Shop auf Ihrer Website eingebunden werden?

Nach der Veröffentlichung Ihres Events gelangen Sie über den Button "Zum Online-Shop" direkt in Ihren Online-Ticketshop. Binden Sie einfach diesen Link auf Ihrer Webseite ein und schon können Sie die ersten Tickets verkaufen.

Alternativ können Sie auch auf die Liste aller Ihrer Events verlinken. Dazu klicken Sie in einem Online-Shop Ihres Events einfach unten links auf „Veranstaltung auswählen" und sehen anschließend alle Events, die Sie veröffentlicht haben.

Alle neuen Events werden in dieser Übersicht automatisch hinzugefügt.

Welche Versandarten werden im Online Shop angeboten?

Ihre Kunden erhalten unmittelbar nach der Buchung ein print@home-Ticket als pdf-Datei per E-Mail zugeschickt. Alternative können sie sich das Ticket auch direkt auf der Bestellbestätigungsseite herunterladen.

Als weitere Möglichkeit können Ihre Kunden sich in Ihrem Online-Ticketshop einloggen und das gekaufte print@home-Ticket dort erneut herunterladen.

Welche Zahlarten werden angeboten?

Ihre Kunden können per Kreditkarte oder Giropay bezahlen.

An wen können sich Ihre Kunden bei Fragen zur Bestellung wenden?

Für Rückfragen zur Bestellungs- und Zahlungsabwicklung erreichen Ihre Kunden unser Support-Team über das Kontaktformular in Ihrem Online-Shop.

Event Abrechnung

Was ist nach dem Event zu tun?

Bitte geben Sie uns nach ordnungsgemäßer und vollständiger Durchführung Ihres Events die Freigabe zur Abrechnung. Wählen Sie dafür das betreffende Event aus der Liste der "Abgelaufenen Events" aus, öffnen Sie die Event-Detailseite und setzen Sie in der Auswahlliste oben rechts den Status auf "Abgeschlossen".

Mit Abschluss des Events sind keine weiteren Buchungen, insbesondere Stornierungen mehr möglich.

Wann wird mein Event abgerechnet und ausgezahlt?

Wenn Sie den Status Ihres Events auf "Abgeschlossen" gesetzt haben, erfolgt die Abrechnung innerhalb von 5 Werktagen. Für die Auszahlung der kompletten Einnahmen aus dem Ticket-Basispreis nutzen wir Ihre Bankverbindung, die Sie unter "Mein Profil" hinterlegt haben. Abgesagte oder verlegte Events sind hiervon ausgenommen und werden erst nach Klärung evtl. Stornierungsansprüche seitens der Ticketkäufer abgerechnet.

Wo kann die Event-Abrechnung heruntergeladen werden?

Nachdem Sie das Event auf „Abgeschlossen“ gesetzt haben, können Sie Ihre Abrechnung mit einem Klick auf den Button "Download Abrechnung" abrufen, speichern und ausdrucken.

Wer ist Ansprechpartner bei Fragen zur Abrechnung?

Für evtl. Rückfragen zur Abrechnung und Auszahlung, steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung. Senden Sie uns Ihre Fragen und Event-Daten einfach über das Kontaktformular zu.

Event Serie

Wie kann die Location bei einer Event-Serie geändert werden?

Um die Location eines Events zu ändern, folgen Sie bitte der Anleitung "Was ist bei der Verlegung eines Events in eine andere Location zu beachten?" im FAQ-Abschnitt: "Event Bearbeitung"

Wo kann die Location für eine Serie hinzugefügt werden?

Bitte fügen Sie die Location individuell dem einzelnen Event einer Serie hinzu.

Was ist eine Event-Serie?

Verwenden Sie die Serienfunktion, wenn Sie ein identisches Event an mehreren Tagen planen. Mit dieser Funktion können Sie bestimmte Inhalte hinterlegen, die Sie dann in jeden Event-Termin übernehmen können, ohne sie manuell hineinkopieren zu müssen. Sie können eine Eventbeschreibung und / oder das Veranstaltungsbild fest hinterlegen.

Sie bestimmen ganz flexibel, ob Sie alle oder nur eines dieser Felder pflegen möchten.

Für welche Veranstaltungen lohnt sich eine Serie?

Grundsätzlich erleichtert dieses Feature die Event-Verwaltung für jede Veranstaltung, bei der wiederkehrende Inhalte vorhanden sind. Sie müssen diesen Inhalt nur einmal pflegen und können ihn anschließend automatisch in Ihre einzelnen Event-Termine übernehmen.

Einlass über Scan-App

Kann eine Liste der verkauften Tickets ausgedruckt werden?

Ja, Sie können sich zur Sicherheit eine Übersicht der verkauften Tickets ausdrucken.

Darin enthalten sind folgende Daten:

  • Barcode-Nummer
  • Ticketstatus
  • Ticketbereich
  • Preisstufe
  • Ticketpreis
  • Sales-Channel

Um sich die Liste herunterzuladen, öffnen Sie das jeweilige Event und klicken am unteren Rand auf "Download Einlassdaten". Laden Sie anschließend die Excel-Datei herunter und drucken Sie diese aus.

Wann können die Tickets gescannt werden?

Nachdem Sie die Scan-App erfolgreich konfiguriert haben, können Sie die Tickets 12 Stunden vor und nach dem von Ihnen hinterlegten Einlasszeitraum scannen.

Wie funktioniert die Zutrittskontrolle?

Jedes Ticket hat einen Barcode oder QR-Code, den Sie mit Hilfe unserer kostenlosen EVENTIM.Access Scan-App überprüfen können. Unsere App signalisiert Ihnen unmittelbar nach dem Scannen, ob ein Einlass der Person erfolgen kann, oder ob das Ticket ungültig ist.

Welche Voraussetzungen bestehen für die Scan-App?

Android: Mindestens Android 4.0
iOS: Mindestens iOS 7.0

Wie wird die Scan-App konfiguriert?

In Ihrem EVENTIM.Light-Account im Bereich „Einlass“ finden Sie ein PDF mit QR-Codes sowie einer kurzen Anleitung zur Konfiguration der EVENTIM.Access Scan-App. Nachdem Sie sich die Scan-App heruntergeladen haben, können Sie diese in einem Schritt durch Scannen eines QR-Codes konfigurieren.

Hinweis: Die Konfiguration der App kann innerhalb von 30 Tagen vor dem Event durchgeführt werden. Die Barcodes der verkauften Tickets können nur innerhalb von 12 Stunden vor dem Eventbeginn synchronisiert werden. Dafür muss auf dem Gerät in diesem Zeitraum mindestens für die Zeit des Downloads eine Internetverbindung hergestellt werden.

Wie wird die Gültigkeit der Tickets überprüft?

Nach erfolgreicher Konfiguration und Download der Barcodes haben Sie in Ihrer Scan-App die Ticketdaten sämtlicher Ticketkäufer vorliegen. Während des Scan-Vorgangs prüft die App, ob das Ticket gültig ist und ob es ggf. bereits vorher eingelöst wurde. Ist das Ticket gültig und wurde vorher noch nicht eingelöst, erscheint auf dem Bildschirm die Meldung „Ok, Zutritt gewährt“.

Sollte der Barcode unleserlich sein, können Sie diesen auch manuell eingeben. Tippen Sie dazu einfach auf die Tastatur am oberen Rand der App, geben Sie anschließend den Barcode manuell ein und bestätigen mit „Ok“.

Kann die Scan-App auch offline arbeiten?

Ja, wenn kein WLAN oder Mobilfunknetz vorhanden ist, dann kann die Scan-App auch offline arbeiten. Vor der Nutzung muss natürlich die Synchronisierung mit den Ticketkäufen erfolgt sein.

Bitte beachten Sie jedoch, dass im Offline-Modus bei Nutzung von mehr als einem Scan-Gerät keine Synchronisierung der bereits eingelösten Tickets zwischen den Geräten stattfinden kann.

Wann kann die Synchronisierung mit den Ticketkäufen durchgeführt werden?

Eine Synchronisierung der Ticketkäufe mit der konfigurierten Scan-App kann frühestens am Veranstaltungstag 12 Stunden vor dem eingestellten Eventbeginn durchgeführt werden.

Im Idealfall verbinden Sie die Scan-App mit dem WLAN, sodass eine permanente Synchronisierung mit unseren Servern durchgeführt werden kann. Wenn Sie den Offline-Modus nutzen möchten, dann müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Synchronisierung erst nach Ende des Verkaufszeitraums durchführen, um wirklich sämtliche Ticketkäufer erfassen zu können.

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