EVENTIM.Light für Theater nutzen: Step by Step Guide

Kurz vor der Vorstellung bildet sich eine Schlange an der Abendkasse. Einige Gäste kaufen spontan Tickets, andere fragen nach bestimmten Plätzen. Gleichzeitig verliert das Kassenpersonal Zeit mit manuellen Listen, Rückfragen und Abgleichen, obwohl jederzeit klar sein müsste, welche Plätze noch frei sind.

Hinzu kommt: Viele kleinere Theater arbeiten weiterhin mit telefonischen Reservierungen. Diese wirken erstmal serviceorientiert, führen jedoch häufig zu einer erhöhten No-Show-Quote. Zwischen unverbindlicher Reservierung und tatsächlichem Besuch entsteht keine klare Verpflichtung. Plätze bleiben bis kurz vor Vorstellungsbeginn blockiert und erscheinen dann trotz „Reservierung“ leer, während andere Interessierte möglicherweise kein Ticket mehr erhalten haben.

Das ist nur eine von zahlreichen Situationen, in denen sich ein digitales Theater Ticketing System lohnt. Ein gutes System sorgt für effiziente Abläufe, klare Übersicht und verlässliche Planung durch den Vorverkauf. Dadurch ist das Team weniger auf spontane Abendkassenverkäufe angewiesen und kann sich stärker auf das Event selbst konzentrieren.

Hier erfährst du Schritt für Schritt, wie du mit EVENTIM.Light ganz einfach deinen eigenen Ticketshop für dein Theater aufsetzt, unterschiedliche Veranstaltungsformate abbildest und deinen Ticketverkaufonline wie offline optimierst.

Schritt 1: Theater-Veranstaltungen anlegen - vom Einzeltermin bis zum Abo

Theaterarbeit ist vielseitig, und eine moderne Theater Ticket Software sollte diese Vielfalt abbilden können. In EVENTIM.Light legst du deshalb nicht nur einzelne Vorstellungen an, sondern kannst verschiedene Formate übersichtlich strukturieren:

Einzelevents (z. B. eine Premiere oder eine Gastveranstaltung)
Eventserien, etwa laufende Programme mit festen Spieltagen
Abonnements, mit der Event-Bundle Funktion

In der Praxis bedeutet das:

Du legst eine neue Veranstaltung an und definierst Titel, Datum, Uhrzeit und Kategorie (z. B. Schauspiel, Lesung, Poetry-Slam oder Theaterstück).
Du entscheidest, ob es sich um einen Einzeltermin oder eine Serie handelt. Bei Serien kannst du mehrere Termine mit denselben Parametern anlegen und im Nachhinein auch mehrere Events bearbeiten – das spart dir viel Zeit.
Wenn du das Event-Bundle nutzt, kannst du mehrere Einzelevents oder Programme im Abo verkaufen und selbst bestimmen, ob es ein festes Set an Events enthält oder deine Käufer selbst die Termine wählen können.

Alle Veranstaltungen laufen also in einem System zusammen. Du erkennst auf einen Blick, welche Produktionen sich besonders gut verkaufen, wie deine Auslastung pro Termin aussieht und welche Reihen oder Abos besonders gefragt sind.

Schritt 2: Saalplan erstellen und Platzbuchung festlegen

Für Theater ist der Saal das Herzstück. In EVENTIM.Light kannst du deinen individuellen Saalplan abbilden und damit genau festlegen, wie deine Plätze verkauft werden.

Typische Optionen:

Klassische Sitzplatzbelegung mit Reihen und Platznummern
Mehrere Preiskategorien im Saal (z. B. Parkett, Rang, Loge)
Manuelle und Bestplatzbuchung

Hinweis

In deinem EVENTIM.Light Account und auf unserem YouTube Kanal findest du unterstützende Materialien (z. B. ein Video-Tutorial zum Thema Saalplan erstellen), die dir die ersten Schritte erleichtern.

Schritt 3: Online-Ticketshop fürs Theater im eigenen Branding aufsetzen

Dein Ticketshop ist oft der erste Berührungspunkt zwischen Besuchern und deinem Theater, entsprechend wichtig ist ein professioneller und wiedererkennbarer Auftritt.

In EVENTIM.Light richtest du deinen Online-Ticketshop so ein, dass er zu deinem Theater passt:

Einbindung deines Logos
Verwendung deiner Farben und Schriften
Hinterlegung von einem Bild (z. B. Szenenbild oder Programmvisual)
Eigene Texte für Ticketshop und Veranstaltungsbeschreibungen

Mit wenigen Einstellungen entsteht ein Ticketshop, der sich nahtlos in deinen Webauftritt einfügt. Du kannst den Shop direkt per iFrame in deiner bestehenden Website einbinden oder den Shop-Link auf deinen Kanälen einsetzen.

Dein Publikum bucht Tickets in einer Umgebung, die eindeutig deinem Theater zugeordnet ist. Das schafft Vertrauen und stärkt deine Marke.

Schritt 4: Reichweite für Theater erhöhen – auch ohne großes Marketingbudget

Selbst das beste Theater Ticketing System entfaltet sein Potenzial nur dann, wenn deine Veranstaltungen sichtbar sind. Hier spielt EVENTIM.Light seine Stärke als Teil des EVENTIM-Ökosystems aus.

Du profitierst von:

zusätzlicher Reichweite durch die Aktivierung des EVENTIM-Netzwerks, worüber Tickets sowohl auf eventim.de als auch in über 10.000 Vorverkaufsstellen deutschlandweit verkauft werden können
der Möglichkeit, Events auf reichweitenstarken Partnerseiten zu listen, darunter meinestadt.de sowie große Stadtportale wie berlin.de, hamburg.de, Dresden, Stuttgart, Köln, Frankfurt Ticket und viele weitere
Kooperationen, z. B. mit Partnern wie FLYERALARM Digital, womit du ganz einfach auch mit wenig Budget Online-Werbekampagnen schalten kannst

So kombinierst du digitale Ticketvermarktung mit klassischem Theatermarketing. Auch ohne eigenes Marketingteam oder große Budgets kannst du deine Produktionen professionell bewerben und neue Zielgruppen erschließen.

Schritt 5: Digitales Einlassmanagement für Theater

Auch für ein entspanntes Einlassmanagement wird gesorgt:

Mit der kostenlosen Ticket-Scan-App von EVENTIM.Light nimmst du deinem Team viel Druck ab. Tickets werden in Sekunden gescannt, egal ob ausgedruckt oder auf dem Handy. Du musst keine Listen vorbereiten, nichts abhaken und niemand muss im Zweifel entscheiden, ob ein Ticket gültig ist oder nicht. Die App zeigt es sofort an.

Gerade für kleine Häuser ist Flexibilität entscheidend. Es kann gleichzeitig mit mehreren Smartphones gescannt werden, zum Beispiel an verschiedenen Türen oder wenn sich kurz vor Beginn ein Stau bildet. Alle Scans werden zentral zusammengeführt, sodass der Stand jederzeit korrekt ist und kein Ticket doppelt eingelassen wird.

Für das Publikum bedeutet es: kürzere Wartezeiten und einen angenehmen Start in den Abend. Für den Betrieb bedeutet es weniger Stress, mehr Überblick und einen Einlass, der einfach funktioniert, ohne zusätzliche Hardware oder komplizierte Technik.

Fazit: Mehr Übersicht, weniger Aufwand im Theateralltag

Theaterarbeit ist individuell und genau deshalb sollte dein Theater Ticketing Systemflexibel genug sein, deine Besonderheiten abzubilden, ohne zusätzliche Komplexität zu erzeugen.

Kurz gesagt:
Du konzentrierst dich auf Programm, Inszenierung und Publikum – unser Ticketing System sorgt im Hintergrund dafür, dass Abläufe funktionieren, deine Auslastung transparent bleibt und deine Gäste bequem Tickets kaufen können.