Deine Checkliste für eine erfolgreiche Veranstaltung!

Bevor Tickets verkauft oder Posts geplant werden, braucht dein Event ein stabiles Fundament.

Starte mit dem Konzept. Was für ein Event planst du, für wen und mit welchem Ziel? Je klarer das Bild, desto leichter fallen alle weiteren Entscheidungen. Lege grob Ablauf, Dauer und Rahmen fest und prüfe früh, ob Genehmigungen nötig sind.

Danach geht es ans Budget. Plane realistisch und behalte alle Kosten im Blick – von Location und Technik bis zu Personal und Marketing. Ein klarer Kostenrahmen spart später Stress.

Sichere dir frühzeitig eine Location, die sowohl in Größe als auch in Ausstattung zu deinem Event passt. Frage rechtzeitig verschiedene Locations an, sammle und vergleiche die Angebote und entscheide dich anschließend für die Option, die deinen Kriterien am besten entspricht.

Zum Schluss erstellst du einen Zeitplan. Notiere dir alle wichtigen Termine, damit nichts untergeht und du jederzeit weißt, was als nächstes ansteht. Bei der Eventplanung denkst du meist in Monaten oder Wochen vor dem Event.
 
Überleg dir daher, was 3 Monate / ein Monat / zwei Wochen / 5 Tage vor dem Event erledigt sein muss. Plane mit klaren Zeitpunkten und baue bewusst Puffer ein, denn es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren. Mit Kalendern, Erinnerungen und selbst gesetzten Deadlines behältst du den Überblick und bist gut vorbereitet.

Wenn du rechtzeitig mit deinem Ticketverkauf startest, hast du mehr Planungssicherheit und siehst rechtzeitig, wie groß das Interesse wirklich ist. 

Lege dein Event in deinem Ticketshop an und achte auf eine verständliche Beschreibung. Auch eine einheitliche Bildsprache trägt viel zum Gesamteindruck bei. Definiere anschließend deine Ticketarten: Early-Bird-Tickets, reguläre Preise und unterschiedliche Kontingente helfen dir dabei, den Verkauf zu steuern und verschiedene Zielgruppen anzusprechen.

Wichtig ist, dass der Ticketverkauf einfach funktioniert: mobil schnell und ohne Umwege. 

Selbst das beste Event verkauft sich nicht von allein. Teile dein Event und ansprechende Fotos über Social Media, Newsletter oder deine Website. Bleib dabei klar und konsistent: 
Was ist das Event, wann findet es statt und wo kann man Tickets kaufen? 

Außerdem lohnt es sich, dein bestehendes Netzwerk einzubinden. Partner, Speaker, Künstler oder Sponsoren können dein Event glaubwürdig weiterempfehlen und so neue Zielgruppen erreichen.

Wenn du zusätzlich Anzeigen schaltest, setze lieber auf gezielte Kampagnen statt auf breite Streuung. So wird dein Budget effizient eingesetzt und erzielt die bessere Wirkung.

Mit EVENTIM.Light kannst du dein Event zusätzlich auf eventim.de und in rund 10.000 Vorverkaufsstellen deutschlandweit verkaufen. So erreichst du Zielgruppen, die dein Event vielleicht noch gar nicht kennen. 

Am Veranstaltungstag zahlt sich gute Vorbereitung aus. Bringe dein Team mit einem kurzen, klaren Briefing auf den gleichen Stand, sodass jeder weiß, wofür er oder sie zuständig ist. Das sorgt für Ruhe und Struktur, selbst wenn es voll wird.

Gestalte den Einlass  übersichtlich und möglichst digital. Schnelles Scannen spart Zeit und schafft direkt einen positiven ersten Eindruck.

Grundsätzlich gilt: Halte alle Abläufe so einfach wie möglich. Klare Wege und klare Prozesse reduzieren den Bedarf an Improvisation und machen den Tag für alle entspannter.

Nach dem Event ist der perfekte Moment, um besser zu werden.

Schau dir dazu deine Verkaufszahlen, Verkaufszeitpunkte und Kanäle an. So erkennst du, was gut funktioniert hat und wo noch Potenzial liegt. Und natürlich lohnt es sich den Ablauf des Events zu reflektieren. Was lief reibungslos und wo siehst du noch Potenzial? Mit jeder Veranstaltung lernst du etwas Neues dazu, was du beim nächsten Mal direkt besser umsetzen kannst!

Gute Events entstehen aus den vielen unterschiedlichen Erfahrungen, die man im Laufe der Zeit sammelt. Jede Begegnung, jedes Projekt und jede neue Perspektive fließen in die Planung und Umsetzung ein. Genau diese Vielfalt macht Events lebendig und authentisch, weil sie Raum für neue Ideen schafft und immer wieder frische Impulse liefert. Überraschungen gehören natürlich dazu, genauso wie spontanes Problem Solving und schnelle Entscheidungen vor Ort. 

Trotzdem gilt: Wer sich vorab mit den wichtigsten Punkten beschäftigt, schafft eine solide Grundlage erspart sich später unnötigen Stress. Unsere Checkliste hilft dir dabei, genau diesen Rahmen zu setzen. Lade sie dir herunter, nutze sie als Ausgangspunkt für deine Planung und passe sie Schritt für Schritt an dein Event an!